Privacybeleid – The Digital Platform

**Laatst bijgewerkt: 31 juli 2026**

1. Wie zijn wij?

The Digital Platform (hierna “TDP”, “wij” of “ons”) is een AI-agency gevestigd te Beernemsteenweg 171, 8750 Wingene, België, met ondernemingsnummer BE 1040.429.225.

TDP is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.

Contact:
E-mail: info@thedigitalplatform.be
Adres: Beernemsteenweg 171, 8750 Wingene

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van uw interactie met ons verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Via de website: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en functie wanneer u een contactformulier invult of een afspraak boekt; technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en surfgedrag via cookies (zie ons cookiebeleid).

Bij prospectie en sales: publiek beschikbare zakelijke contactgegevens (naam, functie, bedrijf, professioneel e-mailadres of telefoonnummer), gespreksnotities en communicatiegeschiedenis.

Bij klanten en leveranciers: identificatie- en facturatiegegevens, contractuele gegevens, communicatie (e-mail, Slack, meetings) en projectgerelateerde informatie.

Bij meetings (digitaal of fysiek): naam en functie van deelnemers, gespreksinhoud, en – indien van toepassing – opnames of transcripties (zie punt 4).

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

| Doeleinde | Rechtsgrond |
|—|—|
| Beantwoorden van vragen en offertes | Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) |
| Uitvoering van overeenkomsten met klanten | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
| B2B-prospectie en direct marketing | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
| Verslaggeving en opvolging van meetings | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
| Opname of transcriptie van meetings | Toestemming (art. 6.1.a AVG) |
| Verbetering van onze website en diensten | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
| Cookies (niet-essentieel) | Toestemming (art. 6.1.a AVG) |

4. Ons gebruik van artificiële intelligentie (AI)

Als AI-agency gebruiken wij AI-tools ook in onze eigen werking. Wij vinden het belangrijk daar transparant over te zijn.

Digitale en fysieke meetings. Wij kunnen tijdens meetings gebruikmaken van AI-tools voor het opnemen, transcriberen en samenvatten van gesprekken (bv. AI-notetakers). Dit gebeurt uitsluitend – met uitzondering van vergissingen – nadat de deelnemers hiervan op de hoogte zijn gebracht en – bij opname of transcriptie – hun toestemming hebben gegeven. U kunt uw toestemming steeds weigeren of intrekken; in dat geval maken wij klassieke notities.

Prospectie en sales. Wij gebruiken AI-tools om publiek beschikbare zakelijke informatie te verzamelen en te structureren, om gepersonaliseerde communicatie voor te bereiden en om onze sales-opvolging te ondersteunen. Het gaat hierbij uitsluitend om zakelijke (B2B) contactgegevens.

Verwerking van klantgegevens en interne werking. Wij gebruiken AI-assistenten en automatisatietools (waaronder Claude van Anthropic en workflow-automatisering via N8N) voor onder meer het opstellen van documenten, het analyseren van projectinformatie, het beantwoorden van vragen en het automatiseren van interne processen. Hierbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die wij in het kader van onze dienstverlening hebben ontvangen.

Onze waarborgen:
– Wij delen enkel de gegevens met AI-tools die noodzakelijk zijn voor het doel.
– Wij werken uitsluitend met professionele AI-diensten waarbij contractueel is vastgelegd dat ingevoerde gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen.
– Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u (art. 22 AVG). AI-output wordt steeds door een medewerker gecontroleerd; de eindbeslissing ligt altijd bij een mens.
– Met onze AI- en softwareleveranciers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af conform art. 28 AVG.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze enkel met:

Verwerkers en dienstverleners die ons ondersteunen, zoals hosting- en e-mailproviders, CRM- en projectmanagementtools (o.a. Slack, Asana, Google Workspace), AI-dienstverleners (o.a. Anthropic) en automatisatieplatformen (o.a. N8N).
Ontwikkelingspartners die in onze opdracht aan klantprojecten werken, gebonden door geheimhoudings- en verwerkersovereenkomsten.
Onze boekhouder en juridische adviseurs, voor zover noodzakelijk.
Overheidsinstanties, wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

**Doorgifte buiten de EER.** Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit (bv. het EU-US Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Al onze development partners werken volgens ISO Certifiëringen, EU AI Act, en GDPR voorschriften en doorliepen hiervoor meerdere DELOITTE audits. 

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

Prospectiegegevens: maximaal [3] jaar na het laatste betekenisvolle contact.
Klantgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot [10] jaar daarna (wettelijke verjaringstermijnen).
Boekhoudkundige stukken: 10 jaar (wettelijke verplichting).
Meetingtranscripties en -opnames: maximaal [1] jaar, of korter zodra ze hun doel hebben vervuld.
Websiteformulieren: maximaal [2] jaar na verzending indien er geen samenwerking volgt.

7. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

Inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
Verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
Verwijdering van uw gegevens (“recht op vergetelheid”);
Beperking van de verwerking;
Overdraagbaarheid van uw gegevens;
Bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing (bezwaar tegen direct marketing wordt altijd ingewilligd);
Intrekking van toestemming, op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere verwerkingen.

U kunt deze rechten uitoefenen via info@thedigitalplatform.be. Wij antwoorden binnen één maand. Om uw identiteit te verifiëren kunnen wij bijkomende informatie opvragen.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder toegangsbeheer, versleutelde verbindingen, geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers en partners, en een zorgvuldige selectie van verwerkers.

9. Cookies

Onze website gebruikt cookies. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons [cookiebeleid], waar u ook uw voorkeuren kunt beheren.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe tools of gewijzigde wetgeving. De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met vermelding van de datum van laatste wijziging.